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Ethikrichtlinie

Die Ethikrichtlinie soll als Orientierungsrahmen ein integeres Geschäftsverhalten nachhaltig sicherstellen und enthält klare Verhaltensregeln, nach denen wir unser Handeln und unsere Entscheidungen ausrichten.

Die Ethikrichtlinie behandelt bezogen auf das unternehmerische, firmenspezifische Verhalten fünf Bereiche:

  • Zusammenarbeit Miteinander
  • Zusammenarbeit mit Auftraggebern
  • Zusammenarbeit mit Nachunternehmern/Lieferanten und Geschäftspartnern
  • Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden
  • Verhalten in Gesellschaft und Umwelt

Die formulierten Regeln sollen ständiger Appell und Anreiz für ein wertorientiertes Verhalten sein. Bestandteil der Ethikrichtlinie sind die Hinweise zur Umsetzung, die für bestimmte Bereiche zugleich auch verständliche, eindeutige Grenzen aufzeigen und ihre Einhaltung verbindlich einfordern.

Zusammenarbeit Miteinander

Die Zusammenarbeit miteinander ist geprägt von einem gegenseitigen respektvollen, vertrauensvollen Umgang und der Akzeptanz auch anderer Meinungen. Unsere Kommunikation ist stets offen und ehrlich. Wir stellen ein Arbeitsumfeld ohne Diskriminierung oder Belästigung sicher. Geschäftsinformationen und Betriebsgeheimnisse behandeln wir sensibel und vertraulich. 

Zusammenarbeit mit Auftraggebern

Wir überzeugen im Wettbewerb durch professionelles Verhalten und qualitätsgerechte Arbeit.
Wir stellen in keiner Phase der Zusammenarbeit persönliche Vorteile oder Zuwendungen in Aussicht.
Alle Dokumente und Unterlagen werden pflichtgemäß erstellt und aus unlauteren Gründen nicht verändert, vernichtet oder anderweitig manipuliert. 

Zusammenarbeit mit Nachunternehmern/Lieferanten und Geschäftspartnern

Verträge werden realistisch, eindeutig und im gegenseitigen Einvernehmen vereinbart. Der Umgang erfolgt stets im Sinne einer gleichen, partnerschaftlichen und fairen Weise.
Alle Mitarbeiter lehnen Geld, Wertgeschenke oder sonstige Zuwendungen ab, wenn damit nur der Anschein erweckt wird, unsere Entscheidung würde beeinflusst bzw. das Maß überschreitet übliche Größenordnungen und Anzahl normaler geschäftlicher Beziehungen.
Handlungen und Entscheidungen sind frei von sachfremden Argumenten und persönlichen Interessen. Private und persönliche Belange werden stets getrennt.
Mögliche Interessenkonflikte (bspw. Verwandtschaft), die unsere Objektivität beeinflussen könnten, werden möglichst vermieden, ansonsten offen gelegt. 

Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden

In der Zusammenarbeit mit den Behörden beachten wir die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften und arbeiten aktiv mit ihren Vertretern zusammen.

Verhalten in Gesellschaft und Umwelt

Alle Mitarbeiter achten die Menschenrechte, nationalen Gesetze, Verordnungen und Religionen. Unethische oder illegale Geschäftspraktiken werden abgelehnt.
Die Gewährleistung sicherer, umwelt- und gesundheitsverträglicher Arbeitsbedingungen ist eine stete Aufgabe und Verpflichtung.

Anwendung und Geltung

Die Ethikrichtlinie gilt für alle Mitarbeiter der Gesellschaft und ihrer verbundenen Unternehmen.
Nachunternehmer und Lieferanten werden durch entsprechende, ausdrückliche Hinweise oder Vertragsformulierungen ebenfalls einbezogen.
Die Richtlinie wird mit Datum ihrer Veröffentlichung für alle Mitarbeiter der KLBG gültig.

Schlussbestimmungen

Die Missachtung dieser von der Richtlinie umfassten Gesetze, Vorschriften, Werte und Normen kann für den Mitarbeiter im konkreten Fall arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, die bis zur fristlosen Kündigung reichen können.
Des Weiteren besteht bei Verletzungen auch die Gefahr einer strafrechtlichen Verfolgung und die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen.
Geschäftspartner laufen Gefahr, dass die Geschäftsbeziehungen bei Verstößen unverzüglich beendet werden.


3. Umsetzung und Erläuterungen

Die Ethikrichtlinie soll eingehalten und immer wieder thematisiert werden.

Die Implementierung der Ethikrichtlinie wird durch die folgenden drei Maßnahmen unterstützt. Die nachfolgenden Hilfen und Regeln können jedoch nicht jede mögliche Situation aufzeichnen, die im beruflichen Alltag auftreten kann. Durch unser eigenes persönliches Verhalten und Loyalität tragen wir in positiver Weise zur Umsetzung bei.

(A) Selbstkontrolle durch Beantwortung der folgenden Fragen

Die Beantwortung der folgenden Fragestellungen soll konkret und unterstützend helfen, wenn schwierige Fragestellungen, Zweifel oder Unsicherheiten in Bezug auf die eingegangene Selbstverpflichtung zu dieser Richtlinie auftreten:

  1. Habe ich Kollegen/Kolleginnen, Vorgesetzte informiert und mich mit ihnen abgestimmt oder Rat eingeholt?
  2. Ist das Handeln/die Entscheidung standardgerecht und gesetzeskonform?
  3. Gefährde ich die Integrität/den Ruf des Unternehmens, des Auftraggebers oder von mir selbst?
  4. Würde die Entscheidung neutral überprüft, würde dieser objektiv zugestimmt werden?
  5. Schädigt die Handlungsweise das eigene Unternehmen?

(B) Kontakt und Kommunikationshilfe

In allen Belangen, die dieses Ethikmanagement und seine Einhaltung betreffen, soll jeder Mitarbeiter zunächst eine Klärung innerhalb der gegebenen Organisation der Gesellschaft suchen.
Ist dies nicht möglich oder angemessen ist zur Unterstützung der Kommunikation auch außerhalb der „üblichen Dienstwege und bei Problemen“ ein gesondertes Postfach eingerichtet, welches ausdrücklich für Wünsche, Mitteilungen, Anregungen, Kritik, Beschwerden usw. installiert wird und allen Personen oder Firmen einen neutralen Zugang gewährt.
Die hier eingehenden Informationen werden ausschließlich durch die interne Revision registriert, vertraulich behandelt und anonym je nach Inhalt an die betroffenen Geschäftsführungsbereiche zur Bearbeitung gegeben.
Sofern ggf. in diesen Meldungen hinreichend berechtigte Hinweise für evtl. geschäftsschädigende Handlungen vorliegen, geht die IR mit der gebotenen Sorgfalt dem Hinweis unverzüglich nach.
Die Nachprüfungen haben dabei folgendes Ziel:
Objektive Aufklärung und Beurteilung des Sachverhalts mit der Folge:

  • Entlastung und Schutz vor unrichtigen Behauptungen oder
  • konsequente Nachweisführung der geschäftsschädigenden Handlungen.

Die Geschäftsführung wird mindestens jährlich über die Anzahl der eingegangenen Meldungen und in diesen vorgetragene Sachverhalte informiert. Davon unabhängig ist die ordnungsgemäße und rechtzeitige Einbindung der Organe der betroffenen Gesellschaften bei ggf. notwendigen Personalentscheidungen oder Maßnahmen.
Das eigene Postfach ist Am Bahnhof 2 in Walsrode eingerichtet. 

(C) Verhaltenshinweise, Vorschriften und Wertgrenzen

Zuwendungen

  • Die Annahme von Zuwendungen jeglicher Art von Geschäftspartnern, entgeltliche wie unentgeltliche ist untersagt. Eine Ausnahme bilden geschäftsübliche, nicht regelmäßige Werbe- oder Gefälligkeitszuwendungen (z. B. Jahreskalender) deren Wert 30,- € nicht übersteigt.
  • Essenseinladungen sind im Rahmen der üblichen und gewöhnlichen Zusammenarbeit zulässig, wenn die Einladung freiwillig erfolgt.
  • Die Teilnahme an beabsichtigten Kundenveranstaltungen ist dem Vorgesetzten anzuzeigen.
  • Ein Sponsering von Veranstaltungen der Gesellschaft oder Teilen davon durch Geschäftspartner ist genehmigungspflichtig.
  • Zuwendungen jeglicher Art an Geschäftspartner sind unzulässig, sofern deren geschäftliches Verhalten dadurch beeinflusst werden kann.


Eigentum

  • Jedes Eigentum der Gesellschaft ist nur für betriebliche bzw. genehmigte Zwecke zu nutzen und muss pfleglich und sorgfältig behandelt werden. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, das Eigentum vor Verlust, Diebstahl, Beschädigung oder Missbrauch zu schützen.
  • Alle geschäftlichen Unterlagen, Arbeitsmaterialien und sonstigen Schriftstücke sowie davon gefertigte Abschriften und Kopien sowie elektronisch gespeicherte Daten sind sorgfältig aufzubewahren und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses unaufgefordert zurückzugeben.
  • Spesen und Bar-Kassen sind nach tatsächlichem Aufwand mit Belegen nach den geltenden Regelungen aufzustellen und abzurechnen.


Preisabsprachen

  • Rechtswidrige Absprachen oder andere rechtswidrige Aktivitäten, die die Preise und sonstigen Konditionen beeinflussen können oder den freien und fairen Wettbewerb in unzulässiger, Wettbewerbs beschränkender Weise behindern, sind untersagt.


Interessenkonflikte

  • Mögliche Interessenkonflikte sind zu vermeiden. Sollten sich Umstände ergeben, dass sie sich nicht vermeiden lassen, sind sie mitteilungspflichtig. Die Mitteilung hat unverzüglich nach Erkennen eines Umstandes für einen evtl. Interessenkonflikt an den Vorgesetzten zu erfolgen. Der Vorgesetzte entscheidet über angemessene Maßnahmen zur Vermeidung von Bindungen und Überschneidungen. Interessenkonflikte sind insbesondere:

    Beteiligungen an Nachunternehmern, Lieferanten, Kunden oder anderen Gesellschaften, mit denen die Gesellschaft geschäftliche Beziehungen unterhält oder beabsichtigt aufzunehmen.

    Beabsichtigte, private Beauftragung/Beschäftigung einer Gesellschaft oder des Personals des Unternehmens im eigenen Namen und für eigene Rechnung.


Verschwiegenheit

  • Vertrauliche Geschäftsinformationen, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse dürfen Dritten nicht mitgeteilt oder weitergegeben werden.
  • Die Verwendung solcher vertraulichen Informationen zum Nachteil des Unternehmens, zum eigenen Vorteil oder zum Vorteil Dritter ist untersagt.

 

September 2011-09-12

gez.
Die Geschäftsführung

 

Kleinbahn Betriebsgesellschaft gGmbH  | klbg-ggmbh@arcor.de